Wie sinnvoll ist eine digitale Aktenstruktur in Unternehmen?

Na, wann haben Sie das letzte Mal eine halbe Ewigkeit nach Dokumenten an Ihrem Arbeitsplatz gesucht? Sie müssen sich dabei nicht alleine fühlen, denn eine Studie des Fraunhofer-Instituts – die sich mit der Arbeitseffizienz beschäftigt hat – ergab, dass rund 13 Prozent der kompletten Arbeitszeit für das Suchen von Dokumenten in Dateiverzeichnissen benötigt wird. Wenn wir von einer Woche mit 40 Stunden Arbeitszeit ausgehen, dann sind das über fünf Stunden in jeder Woche.

Es liegt also auf der Hand, dass sich eine digitale Aktenstruktur in jedem Unternehmen lohnt. Doch wo liegt eigentlich das Problem rund um die Aktenablage und wie kann dieses behoben werden?

Das Problem in der Aktenstruktur

Das wohl größte Problem ist, dass viele Unternehmen nicht über eine einheitliche digitale Ordnerstruktur verfügen. Das bedeutet letztlich oftmals, dass jeder Mitarbeiter seine Daten da ablegen kann, wo er will. Wenn er seine Rechnungen also in den Ordnern der jeweiligen Kunden ablegt – ein anderer aber unter einem anderen – dann hat das Chaos seinen Anfang gefunden.

Selbst bedacht festgelegte Ordnungssysteme können schnell kollabieren – vor allem dann, wenn sie grobmaschig oder kleinteilig angelegt wurden. Es ist dabei nicht leicht, den Überblick zu behalten – was zeigt, dass es nicht reicht Unterlagen systematisch abzulegen. Die Schlagwortsuche hilft dabei wenig – statistisch gesehen werden nur etwa drei Prozent der Daten durch diese Art der Suche auch wirklich gefunden.

Was können Sie tun?

Die Lösung ist so kompliziert wie einfach: Es muss eine neue Ordnerstruktur entworfen werden. Diese sollten Sie unbedingt mit der EDV-Abteilung erstellen und außerdem auch die Mitarbeiter ins Boot holen. Wenn ein für alle logisches und nachvollziehbares Ablagesystem entsteht, dann sind auch alle Beteiligten motiviert, sich an die Vorgaben und Richtlinien rund um die Ablage zu halten. Zudem sollten Sie auf einen verlässlichen Partner setzen, der sich in der Materie gut auskennt und Ihnen mit Rat und Tat zur Seite stehen kann. Einen solchen finden Sie beispielsweise bei Haufe. Das Unternehmen bietet professionelle Beratung rund um digitale Akten an.

Der Weg zu einer digitalen Aktenstruktur

Der erste Schritt zu einer einheitlichen Ordnerstruktur ist, dass Sie sich einen guten Überblick verschaffen. Da es keine Ideallösung für eine Ordnerstruktur gibt, sollten Sie sich nach der Bestandsaufnahme an den Anforderungen und den Abläufen des Unternehmens orientieren. Der nächste Schritt sollte eine Auflistung der Themen und Bereiche sein, die für die Ordnerstruktur relevant und wichtig sind.

Eine Liste könnte beispielsweise folgende Bereiche beinhalten: Buchhaltung, Kunden, Finanzen, Personal, Marketing, Vertrieb und Technik. In der folge müssen Sie zusammenfassen, welche Art von Daten in den Bereichen anfallen. Das ist eine äußerst langwierige Arbeit, denn neben Verträgen, Rechnungen, dem Schriftverkehr, Protokollen und Angeboten zählen auch Präsentationen und unzählige weitere Daten dazu. Sie müssen sich auch die Frage stellen, welche Mitarbeiter auf die verschiedenen Ordner und Dateien zugreifen können.

Ein weiterer Schritt von großer Bedeutung sind die Gruppierungen. Sie müssen Regeln festlegen, nach welchen die Dokumente sinnvollerweise geordnet werden. Hierbei gibt es – wie oftmals in der Aktenstruktur – kein richtig oder falsch. Es kommt vielmehr darauf an, dass Sie die richtigen Lösungen für die Struktur und die Anforderungen des Unternehmens finden.

Im nächsten Schritt ist es soweit: Sie können nun ein übersichtliches Ablagesystem entwerfen. Es ist empfehlenswert, dass Sie sich dafür eine Mindmap erstellen – so haben Sie einen guten Überblick über die möglichen Arten der Struktur. Wenn die Mindmap steht, dann können Sie einen digitalen Ablageverlauf erstellen. Die neue Struktur kann in Unterverzeichnisse auf dem Server übertragen werden. Im letzten Schritt sollten die alten Daten gesichert und dann in die neue Struktur übertragen werden.

Dies ist ein Gastbeitrag von Haufe – https://www.haufe.de

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