Einer Ihrer Mitarbeiter wird, aus welchen Gründen auch immer, das Unternehmen verlassen. Damit steht für Sie als Arbeitgeber die Aushändigung eines Zeugnisses an, das der Arbeitnehmer bei seinen künftigen Bewerbungen vorlegen wird. Doch immer wieder ist zu hören, dass ehemalige Mitarbeiter ein Zeugnis anfechten und der Fall letztendlich vor Gericht verhandelt wird. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Urkunde rechtssicher verfassen und sich keine Gedanken um eine Zeugnisberichtigungsklage mehr machen müssen. Weitere Informationen zum Thema Arbeitszeugnisse und ihre rechtlichen Grundlagen sind bei Haufe zu finden.
Inhalt des Beitrags
Gesetzesnormen
Der Rechtsanspruch eines Arbeitnehmers auf ein Arbeitszeugnis ergibt sich aus den §§ 630 BGB und 109 GewO. Dort ist festgelegt, dass Sie als Arbeitgeber Ihrem ehemaligen Mitarbeiter bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses ein sogenanntes „einfaches“ sowie auf ausdrückliches Verlangen auch ein „qualifiziertes“ Arbeitszeugnis ausstellen müssen. Die Gesetze schreiben vor, dass Sie das Zeugnis schriftlich, nicht in elektronischer Form, übermitteln müssen, und betonen außerdem, dass auf klare, wohlwollende und verständliche Formulierungen zu achten ist. Doppeldeutigkeiten und negative Bewertungen sollten Sie daher vermeiden, damit Sie sich gesetzeskonform verhalten.
Formale Anforderungen
Eine kleine Unachtsamkeit kann schnell dazu führen, dass Sie das Zeugnis korrigieren müssen, was lästig und zeitraubend ist. Prüfen Sie das Dokument daher genau, damit keine Orthografie- und Tippfehler vorhanden sind. Ebenfalls sollten Sie auf eine einwandfreie Druck- und Papierqualität achten und den Briefkopf der Firma verwenden. Aus der Überschrift muss ersichtlich sein, um welche Art von Zeugnis es sich handelt. Im weiteren Text müssen Sie Name und Anschrift des Arbeitnehmers sowie Beginn und Ende des Beschäftigungsverhältnisses aufführen und angeben, wann und wo das Zeugnis erstellt wurde. Auch Ihre eigenhändige Unterschrift als Personalverantwortlicher darf nicht fehlen.
Beachten Sie, dass Hervorhebungen durch Fettung, Unterstreichen und ähnliches nicht erlaubt sind. Beim qualifizierten Zeugnis haben Sie zusätzlich zu den vorgenannten Angaben noch eine Bewertung der beruflichen Leistung Ihres Mitarbeiters sowie seines Verhaltens gegenüber Vorgesetzten und Kollegen abzugeben, worüber Sie im nächsten Abschnitt nähere Informationen finden.
Inhaltliche Vorgaben
Gewisse Details aus dem Leben Ihres Beschäftigten dürfen Sie nicht in das Zeugnis aufnehmen, unter anderem eine Schwangerschaft oder Krankheit, die Anzahl der Fehltage, das Mitwirken in einer Gewerkschaft und weiteres. Zweideutige Formulierungen, die auf den ersten Blick positiv klingen, tatsächlich aber der Schulnote ungenügend entsprechen, sollten Sie unbedingt vermeiden, da sie oft zu Klagen führen, bei denen Sie als Arbeitgeber keine Erfolgsaussichten haben. Laut Urteil des Bundesarbeitsgerichts müssen Arbeitgeber mindestens die Schulnote „befriedigend“ vergeben. Vermeiden sollten Sie daher folgende Bewertungen:
- zur Zufriedenheit (entspricht der Note ausreichend)
- im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit (entspricht der Note mangelhaft)
- hat sich bemüht (entspricht der Note ungenügend)
Eine derart schlechte Bewertung muss mit konkreten Beispielen begründet werden, für die Sie im Streitfall Nachweise parat haben sollten, sonst werden Sie vor Gericht unterliegen. Die Schlussformel, in der Sie das Ausscheiden bedauern, sich für die Mitarbeit bedanken und gute Wünsche für die Zukunft aussprechen, ist hingegen nicht zwingend. Wenn Sie mit der Leistung des Beschäftigten also wirklich nicht zufrieden waren, können Sie diesen Passus auslassen und sind damit rechtlich auf der sicheren Seite.
Zeitlicher Rahmen zur Zeugniserstellung
Das abschließende Zeugnis bei Ende des Arbeitsvertrags haben Sie binnen der regulären Kündigungsfrist zu übermitteln. Verlangt Ihr Arbeitnehmer nicht ausdrücklich ein qualifiziertes Zeugnis, so erhält er ein Einfaches, das keine Bewertung von Leistung und Sozialverhalten enthält. Der Anspruch auf ein Zeugnis verfällt innerhalb von drei Jahren seit Ende des Arbeitsverhältnisses, sofern im Arbeitsvertrag selbst nichts anderes vereinbart wurde.
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